Sinds 16 februari 2019 geldt de Europese Legalisatieverordening. Authentieke afschriften of uittreksels uit de burgerlijke stand die zijn afgegeven in EU-landen moeten wij accepteren zonder legalisatie of apostille. In de terminologie van de verordening gaat het om ‘openbare documenten’. Ook mogen wij niet meer vragen om een officiële vertaling. Hiervoor in de plaats komen nieuwe controlemiddelen: een door de EU-vastgesteld vertaalformulier, in alle EU-talen. Om vast te stellen dat een document ‘echt’ is, kunnen wij rechtstreeks contract opnemen met onze collega’s van de afgevende instantie. Dus abs-en in alle gemeenten van de EU. Dit moet via een meertalig digitaal formulier via een beveiligd netwerk, het Informatiesysteem interne markt, IMI. Dit systeem is al langer in gebruik voor andere grensoverschrijdende activiteiten binnen de EU. Aansluiting en gebruik zijn kosteloos. Het is de bedoeling dat deze raadpleging niet standaard plaatsvindt, maar alleen bij twijfel.

Waarom dit nieuwe systeem waaraan ambtenaren en bestuurders jaren hebben gewerkt om het voor te bereiden? Het antwoord is eenvoudig: het is onderdeel van het vrije verkeer van personen. Hierin past niet dat burgers die in een ander EU-land documenten moeten overleggen eerst een apostille of legalisatie moeten halen en soms ook nog een beëdigde vertaling.

Minder bureaucratische rompslomp en goedkoper. Voor de burger wel. Voor ons is het echter een taakverzwaring. Als een burger een document vraagt bestemd voor een ander EU-land moeten wij handmatig een meertalig modelformulier (mmf) invullen, afhankelijk van de gevraagde taal. Deze staan op de website e-justice.eu. Daarna moet dit geprint en aan het document ‘gehecht’. Een goede nietmachine is nodig, want bij een geboorteakte gaat het om 27 pagina’s.

Wat mag dit extra werk extra kosten? Maximaal hetzelfde bedrag als de leges voor het document. Dus Euro 13,40 voor alle documenten uit de burgerlijke stand (behalve bij de akte van huwelijksbevoegdheid, die is duurder). Er zijn ook twee mmf’s voor BRP-uittreksels, namelijk de verklaring woonplaats en verklaring burgerlijke staat. Die zijn dan even duur als het BRP-uittreksels, mits dit is opgenomen in de gemeentelijke legestabel. Waarschijnlijk zijn er niet veel gemeentes die dat hebben gedaan. De voorlichting hierover was minimaal. Maar voor de tabel 2020 is dit zeker nodig.

Het loopt nog geen storm. Afgezien van een collega uit Tiel ken ik nog geen collega’s die een mmf hebben opgesteld of hebben ontvangen uit de gemeenschap.  Dat is niet zo gek, omdat er een nog goedkoper alternatief is, dat breed is ingeburgerd en ook voor ons veel gemakkelijker is, de Internationale CIEC-uittreksels. En die blijven bestaan. Gelukkig maar…